Medicana Health Group, 1992 yılından bu yana multidisipliner sağlık hizmetleri sunan, Türkiye’nin önde gelen sağlık kuruluşlarından biridir.
Türkiye genelinde 16 hastane ve 3 tıp merkezinin yanı sıra Saraybosna ve Birleşik Krallık’taki operasyonlarıyla grup, yılda 4,5 milyondan fazla hastaya hizmet vermektedir.
Medicana Health Group’ta dijital dönüşüm; İnsan Kaynakları’ndan Satın Alma’ya, Pazarlama’dan Finans’a, hastane operasyonlarından merkez ekiplerine kadar tüm organizasyonu kapsayacak şekilde ele alınmıştır. Manuel ve e-posta tabanlı süreçler; yapılandırılmış iş akışları, ortak veri altyapısı ve gerçek zamanlı görünürlük sağlayan kuruma özel dijital uygulamalar ile değiştirilmiştir. Bu uçtan uca yaklaşım, tüm fonksiyonların ortak bir dijital zemin üzerinde çalışmasını sağlayarak verimliliği, koordinasyonu ve karar alma kalitesini artırmıştır.
Nur Masoud, Parlon Solutions’ın kurucusu olarak, bir yıl içinde 30’dan fazla dijital çözümün hayata geçirilmesini sağlayan programı yönetmiş; 9.500’den fazla çalışanın süreçlerini sadeleştirerek Medicana Health Group’un dijital temelini modernleştirmiştir.
Sorun
Hasta geri bildirimleri; e-posta, SMS, QR kodlar ve harici platformlar gibi birçok farklı kanala dağılmış durumdaydı.
Bu yapı; şikâyetlerin, önerilerin ve teşekkürlerin takibini zorlaştırıyordu.
Manuel sınıflandırma ve takip süreçleri gecikmelere yol açıyor, görünürlüğü azaltıyor ve sorumlu ekiplerin zamanında aksiyon almasını güçleştiriyordu.
Çözüm
Parlon, tüm geri bildirim kanallarını tek bir sistem altında toplayan Birleşik Hasta Deneyimi Platformunu hayata geçirdi:
e-posta, SMS, QR, Şikayetvar ve Medicana web sitesi.
Platform; geri bildirimleri otomatik olarak sınıflandırmak için yapay zekâ destekli kategorilendirme ve duygu analizi kullanıyor ve detaylı içgörüler sunan gelişmiş raporlama yetkinlikleri sağlıyor.
Bugün sistem üzerinden yaklaşık 800 kullanıcı aktif olarak hasta geri bildirimlerini yönetiyor.
Değer
Platform, hasta deneyimine uçtan uca görünürlük sağlayarak daha hızlı geri dönüş süreleri ve daha bilinçli karar alma imkânı sunuyor.
Yapay zekâ tabanlı sınıflandırma manuel iş yükünü ciddi ölçüde azaltırken, merkezi raporlama hastaneler genelinde takip süreçlerini sadeleştiriyor.
Sonuç olarak Medicana; hasta geri bildirimlerini daha verimli yönetebiliyor, hizmet kalitesini iyileştiriyor ve hasta odaklı bakım yaklaşımını güçlendiriyor.
Hasta Deneyimi Platformu ile Neler Başardık?
Birden fazla geri bildirim kanalını tek ve kesintisiz bir sistem altında birleştirerek, daha yüksek görünürlük ve daha tutarlı bir hasta deneyimi sağladık. Aşağıdaki çıktılar, bu platformun Medicana’ya kattığı değeri ortaya koymaktadır.
Birleşik ve Merkezi Geri Bildirim Yönetimi
Tüm şikâyetler, öneriler ve teşekkürler; hastaneler genelinde standartlaştırılmış bir süreç ile tek bir platformda toplandı.
Çok Kanallı Entegrasyon
E-posta, SMS, QR kodlar, Şikayetvar ve Medicana web sitesi ile kesintisiz entegrasyon sağlanarak, tüm geri bildirim kaynaklarının tek bir sisteme akması mümkün hale geldi.
Tüm Ekipler için Aksiyon Alınabilir İçgörüler
İlgili ekipler tarafından kullanılan net raporlar ve panolar sayesinde, 800’den fazla kullanıcı daha hızlı ve daha bilinçli kararlar alabilir hale geldi.
Sorun
İnsan Kaynakları ekipleri, günlük işleri yönetmek için manuel, kâğıt tabanlı iş akışlarına ve parçalı iletişime dayanıyordu.
Bu durum süreçleri yavaşlatıyor, tutarsızlıklara yol açıyor ve çalışan bilgilerinin doğru ve güncel şekilde tutulmasını zorlaştırıyordu.
Çözüm
Bu temel süreçleri dijitalleştirmek amacıyla merkezi bir İK Self Servis Portalı hayata geçirildi.
Çalışanlar izin taleplerini çevrim içi olarak iletebilirken, yöneticiler onay süreçlerini ve performans bilgilerini tek ve bütünleşik bir dijital sistem üzerinden yönetebilmektedir.
Çalışan profilleri platform içerisinde doğru ve güncel şekilde tutarlı olarak saklanmaktadır.
Değer
İnsan Kaynakları daha doğru verilere erişim sağlarken, manuel iş yükü azalır ve çalışan bilgilerine ilişkin görünürlük artar.
Çalışanlar ve yöneticiler ise daha hızlı onay süreçleri, daha akıcı etkileşimler ve daha tutarlı bir genel deneyimden faydalanır.
İK Self Servis Portalı ile Neler Başardık?
İnsan Kaynakları Self Servis Portalı; talepleri, onayları ve temel çalışan süreçlerini sadeleştirerek tekil ve bütüncül bir İnsan Kaynakları deneyimi sunar. Günlük İK operasyonlarına daha fazla netlik, tutarlılık ve verimlilik kazandırır.
Merkezi İK Süreçleri
Profil bilgileri, performans süreçleri, izin talepleri, eğitimler ve çalışma planları gibi temel İK hizmetleri, tek ve merkezi bir dijital platform altında bir araya getirildi.
İK Operasyonlarında Verimlilik
Dijital iş akışları sayesinde manuel işler azaltıldı, bilgi akışı iyileştirildi ve İnsan Kaynakları ekiplerinin süreçleri daha doğru ve tutarlı şekilde yönetmesi sağlandı.
Dijital Talep ve Onay Akışı
Çalışanlar taleplerini doğrudan platform üzerinden oluşturabilirken, yöneticiler bekleyen talepleri net bir görünürlükle inceleyip hızlıca yanıtlayabilir hale geldi.
Sorun
Medicana UK bünyesindeki hekim dokümanları manuel takip ve dağınık dosyalar üzerinden yönetiliyordu.
Doküman geçerlilikleri, bitiş tarihleri ve uyumluluk gereksinimlerinin takibi ciddi bir idari yük oluşturuyor ve eksik ya da güncel olmayan belge riskini artırıyordu.
Çözüm
Medicana UK’ye özel olarak Hekim Doküman Yönetimi Uygulaması geliştirildi.
Tüm hekim dokümanları; kategori ve durum bilgileriyle birlikte tek bir dijital platformda yönetilmeye başlandı.
Otomatik hatırlatmalar sayesinde doküman süreleri önceden takip edilerek zamanında yenileme sağlandı.
Değer
Hekim doküman yönetimi artık merkezi, kontrollü ve proaktif bir yapıya kavuştu.
İdari iş yükü azalırken, uyum riskleri minimuma indirildi ve ekipler doğru, güncel belgelere hızlıca erişebilir hale geldi.
Doküman Yönetimi Uygulaması ile Neler Başardık?
Dokümanların nasıl saklandığını, izlendiğini ve yenilendiğini sadeleştiren; kullanımı kolay ve merkezi bir platform oluşturduk. Uygulama, kurum genelinde doküman yönetimine netlik, otomasyon ve verimlilik kazandırır.
Merkezi Doküman Kontrolü
Tüm hekim dokümanları, net bir kategorilendirme ve kolay erişim imkânı sunan tek bir dijital platformda düzenli şekilde yönetilmektedir.
Proaktif Süre Takibi
Otomatik uyarılar, dokümanların süresi dolmadan önce ilgili ekipleri bilgilendirir; böylece zamanında yenileme sağlanır ve uyum riskleri azaltılır.
Artan Operasyonel Verimlilik
Manuel takip ve dağınık dosyalar; yapılandırılmış ve otomatik bir iş akışı ile değiştirildi. Bu sayede idari iş yükü azalırken doğruluk ve verimlilik artırıldı.